Organiser une vidéoconférence

La web-conférence nous offre la possibilité de se voir. Ce qui est un atout supplémentaire pour communiquer à distance, car la vidéo donne accès à la communication non verbale (gestes, attitudes, expressions du visage).

Elle offre aussi d'autres usages tels que :
  • de garder les mains libres pour de la prise de notes, notamment via des outils de prises de notes partagées
  • la messagerie instantanée : évitant de s’appeler à tout bout de champ (ou d'engorger les boites de courriels) et permet de communiquer de manière rapide pour de petits échanges simples (à petites questions, réponses rapides et courtes...)
  • le partage d'écran : utile pour les démonstrations à distance
  • le partage de fichier


Quelques outils à votre disposition

Il existe de nombreux outils de vidéoconférence. Certains très complets, certains avec login/mot de passe, certains nécessitent une installation sur l'ordinateur...

Le choix proposés ci-dessous sont arbitraires. (pas d'inscription nécessaire, pas d'installation en local, possibilité d'intégrer un outil de prise de notes)
Mon préféré ;-)

Avec une installation enn local mais simpke d'usage et (très costaud... même en version gratuite limitée)

Au cas où la vidéo ne passe pas, on peut revenir à la bonne vieille conférence téléphonique

ET enfin sachez que sur les pads créés sur www.framapad.org, une caméra est présente dans la barre d'icônes et vous permet en un clic d'activer une vidéoconférence autour de votre pad !! GENIAL

Quelques conseils d'animation

Important Il est difficile d'animer une réunion vidéo avec plus de 12 participants. Au delà, on passe en fait en mode "webinar" (plutôt conférence online que réunion)

Avant la vidéoconférence

  • En tant qu'animateur, avoir déjà pratiquer l'outil plusieurs fois et être à l'aise avec celui-ci
    • avoir tester dans différents environnements et via différents navigateur web
  • Si possible tester l'outil en présence ou permettre à chacun de tester l'outil AVANT la vidéoconférence (quitte à faire des mini conf en duo pour caler et rassurer)
  • Donnez quelques infos pratiques aux participants
    • Si possible isolez-vous dans un endroit peu bruyant
    • Si possible munissez vous d'un micro ou casque
    • Si possible utilisez le même ordinateur que celui sur lequel vous avez fait les tests préalables ;-)

Pendant la vidéoconférence

  • Pour le bon déroulement de la conférence, l'animateur peut demander à l'un ou l'autre participant de "couper" sa caméra si l'on "sent" que la bande passante web est un peu faible. Ceci permet de privilégier la qualité sonore.
  • Le "non verbal" passe un peu durant la vidéoconférence mais en général pas "assez", l'animateur de la réunion doit "veiller" sur les écrans et essayer de décoder de non verbal des participants pour intervenir si nécessaire.
  • Durant la conférence, les paroles ont tendance à être plus "sèches" (sans doute dû à la "distance"). L'animateur doit veiller à fluidifier les échanges, à insister sur la politesse, à mettre un peu d'humour
  • Plus encore que durant une réunion en présence, la distribution de la parole est nécessaire. L'animateur veillera à expliquer l'un ou l'autre code (visuel ou sonore) pour permettre aux participants d'indiquer à l'animateur qu'il réclame la parole.
  • Il est utile de rappeler qu'une conférence vidéo nécessite aussi des traces. Mettre en place une espace de notes partagées est utile et discuter de la prise de note collective est intéressant.
  • Veiller à ne pas faire des conférences vidéos trop longues car l'attention est plus vite perdue qu'en réunion "classique". Si possible des sessions d'une heure.
  • En fin de conférence, ne pas hésiter à faire un rapide "retour d'usages" avec les participants dans l'objectif de monter collectivement en compétence autour de cet outil.